Tudo sobre a comunicação de faturas da sua empresa
No calendário fiscal da sua empresa, o dia 5 diz-lhe algo? Se não diz, deveria. É o prazo limite para comunicação de faturas relativas ao mês anterior à Autoridade Tributária (AT).
Até mesmo as empresas que não tenham emitido faturas no mês anterior têm esta obrigação fiscal, por isso requer a máxima atenção.
Neste artigo, vamos abordar quem tem de comunicar faturas à AT, como fazê-lo, as datas relevantes, os elementos obrigatórios e, também, como e quem tem de comunicar a inexistência de faturação.
A verdade é que, desde 1 de janeiro de 2023, a comunicação de faturas à AT sofreu algumas alterações. Como empresário poderá nem se ter dado conta, já que as maiores implicações são para quem trata da fiscalidade e/ou faturação da sua empresa.
Quando comunicar faturas à AT
Esta obrigação fiscal procura garantir a transparência e o cumprimento das obrigações tributárias por parte das empresas e diz respeito a todas as pessoas, singulares ou coletivas, sujeitas às regras de emissão de faturação em território português nos termos do artigo 35.º – A do Código do IVA, e efetuem operações sujeitas a IVA.
Comunicação de faturas: para todos ou só para alguns?
A comunicação de faturas deve ser feita à AT, impreterivelmente, até ao dia 5 do mês seguinte ao da sua emissão.
Com esta ação cumpre-se o artigo nº3 – Lei 28/2019 de 15 de fevereiro, publicado em Diário da República:
“Os sujeitos passivos devem assegurar que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes sejam processados por uma das seguintes formas:
a) Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
b) Outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;
c) Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.”
Esta obrigação, que começou já em 2023, abrange, inclusivamente, empresas que não emitem faturas de forma recorrente ou o fazem esporadicamente, como é o caso do setor imobiliário, empresas com atividade sazonal (agricultura) ou as empresas que se encontram em inatividade que ainda não tenham comunicado a cessação de atividade nas finanças*.
A não comunicação de inexistência de faturação resulta em coimas e/ou outras sanções fiscais.
Elementos obrigatórios na comunicação de faturas
Na comunicação de faturas é essencial incluir corretamente todos os dados solicitados:
- Número de identificação fiscal do emitente;
- Número da fatura ou do documento;
- Data de emissão;
- Tipo de documento;
- Número de identificação fiscal do adquirente que seja sujeito passivo de IVA, quando tenha sido inserido no ato de emissão;
- Número de identificação fiscal do adquirente que não seja sujeito passivo de IVA, quando este solicite a sua inserção no ato de emissão;
- Valor tributável da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável;
- Montante de IVA ou Imposto de Selo liquidado;
- A menção “IVA – regime de caixa”, se aplicável;
- O número do certificado do programa que os emitiu;
- Identificação do documento de origem;
- Identificação do documento retificado;
- Identificação do país ou região do imposto;
- Código único de documento.
Entre os principais campos alterados podemos destacar**:
- Identificação do país (TaxCountryRegion) da taxa de IVA liquidada na fatura;
- Indicação de emissão de fatura, sem necessidade de impressão em papel ou de processamento por via eletrónico (PaperlessIndicator);
- Possibilidade de comunicar documentos de conferência de entrega de mercadorias e de prestações de serviços, recibos do regime do IVA de caixa, campos com a indicação de imposto do selo e possibilidade alteração de estado após a primeira comunicação (p.e. alterar de Normal para Anulado);
- Possibilidade de remover a comunicação de documentos;
- Atualização dos motivos de isenção.
Onde devo tenho de comunicar as faturas à AT?
É no Portal E-fatura que todos estes elementos são comunicados à AT através de uma das seguintes formas:
- Transmissão eletrónica de dados em tempo real (webservice);
- Comunicação no Portal das Finanças ou por linha de comandos do ficheiro multidocumento (Ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T, criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março);
- Por inserção direta no Portal das Finanças.
Cumprir com as obrigações fiscais, como a comunicação de faturas e a inexistência de faturação, é fundamental para evitar problemas com a Autoridade Tributária e assegurar o bom funcionamento da sua empresa.
Não se deixe ser surpreendido e esteja a par de todas as alterações/melhorias que vão sendo introduzidas no sistema fiscal, contando com ajuda especializada.
A Xiracálculo, com a experiência acumulada ao longo de 20 anos, está aqui para o ajudar a si e à sua empresa na comunicação de faturas e gestão fiscal.
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